Verstöße verhindern – mit einem Compliance-System

Schadensersatz, Imageverlust, wirtschaftliche Nachteile – und das alles nur, weil die Unternehmensleitung es verpasst hat, ihre Pflichten wahrzunehmen… Es sollte nämlich Aufgabe des Managements sein, seinen Mitarbeitern Organisationsvorgaben zu machen, nach denen sie sich richten können, sie zu schulen und ihnen bei der korrekten Ausführung über die Schulter zu gucken. Dafür wird ein sogenanntes Compliance-System im Unternehmen eingerichtet – ein System zur Sicherung und Kontrolle.

Hat man ein solches funktionierendes Compliance-System, können Bußgelder bei Regelverstößen geringer ausfallen. Und das Management wird möglicherweise nicht persönlich zur Haftung herangezogen, selbst wenn schon ein Verfahren gegen das Unternehmen läuft. Diese Strafmilderung wird regelmäßig in der Rechtsprechung angewandt (BGH-Urteile). Wichtig ist dabei natürlich ein aktives und ehrliches Bemühen um die Compliance, d.h. um die Einhaltung jeglicher Regeln. Das zeigt man zum Beispiel dadurch, dass man nach einem begangenen Verstoß Abläufe und Kontrollmechanismen im Unternehmen ändert – damit so der Verstoß zukünftig nicht wieder vorkommt.

Das richtige Complinace Management System für Ihr Unternehmen

Als Risikomanagement schützt das Compliance-Management-System (CSM) Geschäftsführer und Mitarbeiter vor Regelverstößen, um damit einhergehende Haftung sowie Strafen zu verhindern. Dafür werden bestimmte organisatorische Vorgaben entworfen, anhand derer Verfahren im Unternehmen ablaufen und kontrolliert werden. Aber: CSM ist nicht gleich CSM. Da für jedes Unternehmen unterschiedliche Regeln gelten, muss auch das CSM für jedes Unternehmen individuell erstellt werden. Zu beachten sind dabei die Branche, Art der Arbeit, Größe des Unternehmens und seine Stellung im Markt. Danach müssen dann u.a. die Vorschriften für Steuern, die Regeln für Bilanz- und Buchführung aus dem Handelsrecht, datenschutzrechtliche Verpflichtungen, die Rahmensetzung der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) oder auch Normen und Gütesiegel-Vorgaben ausgerichtet und im CMS beachtet werden.

Es gibt einige nationale wie weltweite Standards für CMS, z.B. den internationalen ISO 19600, den Sarbanes-Oxley-Act aus den USA, den TR CMS 101 vom TÜV Rheinland oder den DCGK (Deutsche Corporate Governance Kodex). Wer die jeweiligen Vorgaben dieser Standards einhält, kann sich sein CMS entsprechend zertifizieren lassen. Für Kunden und Geschäftspartner ist das ein aussagekräftiges und vertrauenswürdiges Gütesiegel. Es stellt unter Beweis, dass das CMS des Unternehmens funktionsfähig ist und also alle Regeln in der Unternehmenskultur, den Organisationsabläufen und jeglichen Handlungen eingehalten werden.

5 Gründe die dafür sprechen

1. sorgt dafür, dass Regeln und Gesetze auf allen Ebenen eingehalten werden.

Management, Mitgeschäftsführer, Vorstandskollegen, Teamleiter, Mitarbeiter: Je größer ein Unternehmen, desto mehr Hierarchieebenen hat es. Gerade die Kontrolle durch Compliance sorgt hier für Vertrauen – und so für ein positives Arbeitsklima. Denn jeder kann sich durch das CSM sicher sein, dass sich auch wirklich jeder einzelne andere im gesamten Unternehmen an alle Regeln hält.

2. schützt vor Bußgeldern.

Bei Compliance geht es ja gerade nicht unbedingt darum, sich zahlreichen neuen Regeln zu unterwerfen, sondern bereits bestehende Vorschriften besonders akribisch einzuhalten. So werden Verstöße unwahrscheinlicher und es kann somit zu keinen daraus folgenden Schadensersatzansprüchen, Vertragsstrafen, Bußgeldern etc. kommen.

3. ist strafmildernd bei möglicher Haftung.

Selbst wenn es (trotz aller Präventivmaßnahmen) doch zu einem Regelbruch kommt, profitieren v.a. Geschäftsführer und Vorstände häufig von einem existierendem CMS. Vergangene Urteile des BGH zeigen, dass sie nicht persönlich haften oder Strafen geringer ausfallen – wenn nämlich anhand des Compliance Systems glaubhaft wird, dass der beanstandete Verstoß keineswegs absichtlich geschehen ist, eigentlich möglichst verhindert werden sollte und durch Anpassungen im CMS auch nicht wieder vorkommen wird.

4. führt zu einem guten Image des Unternehmens.

An dem CMS können Kunden und Geschäftspartner ablesen, dass alle Gesetze, Vorschriften und Regeln eingehalten werden. Sie wissen: Diesem Unternehmen können wir vertrauen, es drohen keine bösen Überraschungen. Die unbedingte Grundlage für eine langfristige Geschäftsbeziehung!

5. verbessert die internen Prozesse im Unternehmen.

Bei der Durchleuchtung des Unternehmens fallen nicht nur Regelverstöße auf, sondern auch „harmloser“ Verbesserungsbedarf in praktischen Abläufen. Verwandte Aufgaben können so besser miteinander verzahnt, eine effektive Zusammenarbeit zwischen Abteilungen angeregt werden. Wenn die organisatorischen Dinge im Unternehmen so besser laufen, sorgt das auch für ein motivierendes Arbeitsklima bei den Mitarbeitern.